Manualul de Relatii Publice

Producerea unui manual de Relatii Publice pentru organizatie este unul dintre cele mai eficiente metode de a creste calitatea si consistenta comunicarii organizatiei. Sigur exista un manual de operatiuni financiare care este probabil tratat cu un grad de reverenta de catre managerii centrati pe profit. Ar trebui stabilit acelasi statut pentru manualul de Relatii Publice. Spuneti-i manual de comunicare daca preferati pentru ca managerii ar putea sa recunoasca acest titlu ca fiind mai acceptabil – referindu-se la o responsabilitate pe care o detin.

Manualul are un rol total diferit de cel al manualului de proceduri al propriului

departament. Este o anexa a identitatii organizatiei :

• descrie politicile si structurile Relatiilor Publice ;
• explica ce sunt incurajati managerii sa faca si cand trebuie sa se verifice cu centrul ;
• furnizeaza idei si sfaturi pentru manageri in propriile programe de Relatii Publice ;
• dau detalii de contact pentru echipa de Relatii Publice in scopul solicitarilor de ajutor.

Manualul de Relatii Publice poate fi o sursa de idei, ajutor si incurajare pentru managerii din organizatie pentru a lua in planul lor si activitatile de Relatii Publice. Poate fi de asemenea si un mecanism de control care stabileste clar zonele unde activitatile de Relatii Publice trebuie sa fie discutate cu centrul. Poate stabili si standardele de calitate pentru modul in care munca in Relatiile Publice e implementata in toata organizatia.

Manualul ar trebui sa fie editat pentru toti membrii managementului (comitetului director), pentru sefii de mari departamente si toti managerii generali. Este vital ca o lista a destinatarilor manualului sa fie creata si mentinuta. Ar putea fi facuta in functie de titlul si pozitia ocupata si sa fie inclusa chiar in manual, astfel incat structura listei si responsabilitatea pentru comunicare si control sa fie clare – si pentru a demonstra ca manualul ar trebui sa stea la pozitia respectiva cand detinatorul postului se schimba (se poate numerota fiecare copie).

In manual vor fi incluse idei pentru programe, cateva sfaturi de baza asupra tehnicilor, o declaratie clara asupra a cum se obtine sprijinul si sfatul specialistilor si liste actualizate a tuturor materialelor disponibile de la centru si cum pot managerii sa le acceseze.

Bineinteles, toate declaratiile de politici din manual trebuie sa treaca prin fata directorilor executivi ai comitetului director, etc – pentru a demonstra ca aceste politici / idei au aprobarea lor. O abordare ar putea fi discutarea politicilor pe parti si dupa o perioada consolidarea lor intr-un manual – ajuta la planificarea pe faze a lucrului la manual si e mai usor de obtinut sustinere si discutii reale si angajament decat daca se prezinta managementului un teanc de materiale, tot o data. Orice manual care se doreste a fi realizat fara a trece mai intai prin discutii si aprobari, poate avea putina credibilitate printre colegi.

De asemenea, manualul nu trebuie sa fie doar o minune de cateva zile ci un bun viu

pentru programele de comunicare. Aceasta va depinde de atentia meticuloasa la lista de circulatie si la actualizarea continua – continutul sa ramana proaspat si relevant la nevoile schimbatoare ale organizatiei. Aceasta se poate realiza prin crearea unor noi sectiuni din  cand in cand si prin informatiile de referinta, cum ar fi listele de contact. De asemenea, se pot include referiri la manual si in alte comunicari ale managementului si prin cautarea de feedback asupra valorii sale.